Para muchos es una
decisión complicada el poder elegir un sistema paperless para sus empresas y
como no con la globalización en que vivimos donde la tecnología forma parte de
un todo, existen muchas opciones en el mercado que cumplen esta función más sin
embargo hay que estar muy claros a la hora de contratarlos.
Si bien buscamos
automatizar y optimizar nuestra empresa y reducir la utilización de papel en
nuestras empresas, también se requiere de mayor control, más información y seguridad,
existen muchas empresas que prestan este servicio es por ello que debemos
asegurarnos que el prestador de servicios de paperless pueda ofrecer varias
características como:
- Respaldo y seguridad: debe tener un sistema integro de seguridad y permisologia en la que pueda bloquear documentos y carpetas de igual manera se pueda filtrar con permisos para edición, eliminación o solo visualización de documentos.
- Debe tener compatibilidad e integración con nuestro sistema de gestión ERP o CRM
- Capacidad de almacenamiento, el sistema debe tener una capacidad de almacenamiento acorde a las necesidades de la empresa y el crecimiento futuro
- Acceso simultaneo que permita que los usuarios puedan ingresar a la información sincronizando cambios y modificaciones.
- Compatibilidad a múltiples plataformas con editores o herramientas de uso casual en la oficina.
- Gestión de firmas digitales, debe contener opciones de insertar firmas digitales.
- Motor de búsqueda rápida, el sistema debe proporcionar una estructura de índice que permitan acceder a la información de manera eficiente.
- Estar homologado y cumpla con las leyes del país.
- Adaptación al nuevo sistema de Suministro de Información inmediata “SII”.
- Brindar soporte y capacitación al personal para la utilización del sistema.
Estas son algunas
de las características que debes tomar en cuenta a la hora de contratar un
sistema de solución paperless y es importante que las tengas claras, de ello dependerá
el éxito de la integración total de los procesos internos de tu empresa, si
requieres más información puedes ingresar en TBS
soluciones de negocio quienes te darán información y asesoría sobre las
soluciones paperless que integran.
